Erlebnis 4.0 statt Webinar-Charme

Virtuelle und hybride Events erfolgreich planen und umsetzen

DIE SITUATION

Die Krisenzeit mit ihren Kontaktbegrenzungen hat unsere Welt total verändert. Messen und Events wurden verschoben oder abgesagt. Ob überhaupt und unter welchen Auflagen noch Veranstaltungen dieser Art stattfinden werden, ist mehr als fraglich und immer abhängig von nur schwer vorauszusehenden Umständen.

Daher fehlt ein wichtiges Bindeglied sowohl im B2B- als auch im B2C Bereich mit zuverlässiger Planungsmöglichkeit.

Viele Unternehmen starten Aktivitäten in der digitalen Welt, da sich in der Krise deutlich zeigt, dass digitale Tools nicht nur funktionieren, sondern auch von der breiten Masse angenommen werden. 

Es gilt diese neue digitale Affinität auch in anderen Kommunikations- und Vertriebskanälen zu etablieren.

Darum geht es in diesem kurzen Beitrag

  • Anhand eines umgesetzten Projektes "Bernina on Air"  skizzieren wir, wie erfolgreiche virtuelle Events aufgesetzt, geplant und realisiert werden können.
  • Wir geben eine Art Blaupause des Projektes, zeigen Lösungsansätze, Highlights und lassen Auftraggeber und Teilnehmer zu Wort kommen.
  • Last but not least teilen wir unsere Key Learnings aus Projekten der letzten Monate und geben Empfehlungen, um den Erfolg messbar zu machen 

Das Projekt

"Bernina on Air"

Executive Summary

Für das Schweizer Traditionsunternehmen BERNINA haben wir die geplante Fachhandelstagung für Ihre Partner im D-A-CH-Raum in ein digitales B2B-Event transformiert.

Unter dem Motto "Bernina on Air" wurde den Kunden von Bernina ein umfangreiches Rahmenprogramm über zwei Tage geliefert, das neben Produktführungen, Workshops und vertrieblichen Elementen vor allem auch eine permanente Einbindung der Teilnehmer durch Interaktionsmöglichkeiten und unterhaltsame Elemente (Keynote, Talk Show, usw.) im Angebot hatte.

So haben wir statt eines üblichen "Webinar-Formats" ein kleines Digitalfestival geschaffen.

Die Ausgangssituation

Die geplante "reale" Fachhandelstagung wurde pandemiebedingt abgesagt. Auf dem Event sollten neue Produkte und Sondermodelle vorgestellt werden und eine optionale technische Schulung stattfinden. Die Firma Bernina vertreibt hochwertige, technisch anspruchsvolle und durchaus emotionale Produkte. Es wurde eine digitale Lösung benötigt, um dieses wichtige Verbindungselement zum Kunden nicht komplett ausfallen zu lassen.

Die Herausforderung

Der Kunde hatte außer mit vereinzelten Web-Seminare keine Erfahrung im Bereich digitaler Events und Echtzeitkommunikation. Der Kunde äußerte folgende Bedenken:

  • Das haptische Erlebnis fehlt.
  • Man kann „nichts“ anfassen.
  • Das persönliche Gespräch unter vier Augen fehlt.
  • Unsere Branche eher konservativ.
  • Unsere Händler sind nicht digital.
  • Wie soll das gehen?
  • Am Wochenende anmelden? Das macht doch keiner.


Highlight-Video der Veranstaltung:

Der Lösungsansatz

"Emotionales Erlebnis schaffen! Neugier wecken! Angenehm anders sein als erwartet."

Wir haben die Händler/Teilnehmer von Beginn an mit auf eine emotionale Reise genommen, die für die Branche eine Art Mondlandung war. Das gesamte Teilnehmer-Management war von der Story geprägt.

Entwicklung des Konzepts

Wir haben verschiedene Ideen und Impulse geliefert und zusammen mit dem Marketingteam des Kunden zu einem schlüssigen, zur Marke passendes Konzept entwickelt. Das Storyboard und die detaillierte Eventplanung stammen aus unserer Feder.

Projekt Management

Wir haben die Projektleitung übernommen und dabei insbesondere alle externen Dienstleiter und Partner koordiniert und die Beachtung aller Fristen, Meilensteine und Budget sichergestellt.

Technische Umsetzung

Zusammen mit unseren Netzwerkpartnern haben wir uns auch um die technische Umsetzung des Events, insbesondere der Filmproduktionen und das Live-Streaming gekümmert. Wir haben die Moderatoren aus dem Marketing-Team gecoacht und auf Wunsch des Kunden auch Teile der Veranstaltungsmoderation übernommen.

"GANZ VIELE EMOTIONEN VERPACKT IN STORIES HINTER DER MARKE"

Erlebnis 4.0 statt Webinar-Charme. #storytelling statt Verkaufsmesse.

Kern unsers Konzepts: Warum sollen die Teilnehmer Samstag und Sonntag am Monitor mit der Marke verbringen? Weil es immer nur in die Teilnehmer und ihr warum ging.

Was wir den Teilnehmern inhaltlich geboten haben:

  • Blick hinter die Kulissen (Produktion, Verwaltung)
  • Impression des Heimatortes / Standortes des Unternehmens
  • Unterhaltsame, humorvolle Einspieler
  • Produktvorstellungen
  • Technischer Workshop
  • Interaktive Schokoladenverkostung 
  • Branchen-Talkshow 
  • Expertendialog Handel 4.0
  • Fragerunden mit den Produktmanagern
  • Virtueller Showroom
  • Chat Lounge
  • Mediathek

Gerade bei Tagesveranstaltungen oder Events über mehrere Tage hinweg sind konzeptionelle

Dramaturgie sowie bild- und tontechnische Dynamik ein ganz wichtiger Punkt, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu gewinnen und besonders auch zu halten.


Interview mit dem Auftraggeber:

Das sagen die Teilnehmer

Die Teilnehmer hatten jeder Zeit per Live-Chat am Digitalevent teilzunehmen und haben davon auch rege Gebrauch gemacht.

Die Teilnehmer hatten jeder Zeit per Live-Chat am Digitalevent teilzunehmen und haben davon auch rege Gebrauch gemacht. Und natürlich zu allem Formaten ihre Fragen in Echtzeit stellen und auch private Chats nutzen.

Das sagt der Auftraggeber

-Andreas Heller | Vertriebsleitung D/AT

BERNINA Nähmaschinen GmbH

Mit Bernina on Air haben wir die erste virtuelle Fachhandelstagung der Branche im deutschsprachigen Raum etabliert. Bei der Planung, Organisation und Durchführung haben wir eng mit Rolf Stecher und Christian Rahn zusammengearbeitet. Die beiden haben uns mit ihren kreativen Ideen und ihrer professionellen Art absolut überzeugt. 

Keine vorgefertigte Schablone, sondern ein individuelles Konzept, das sowohl perfekt geplant als auch reibungslos umgesetzt wurde. Wir blicken auf ein tolles Firmenevent zurück, welches Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen begeistert hat. Dankeschön!

Die Vorteile hybrider / virtueller Events

Analog, digital oder hybrid? Natürlich haben alle Formate ihre Berechtigung und sicherlich auch ihre ganz eigenen Reize. Auch wir schätzen des persönliche Aufeinandertreffen. Dennoch bieten digitale Events jede Menge Vorteile, u.a.:

  • Innovatives Marketing- und Vertriebsinstrument
  • Hohe Planungssicherheit und Flexibilität
  • Teilnahme von überall möglich / Reichweite der Veranstaltung wird erhöht
  • Interaktives Format & flexible Teilnahmemöglichkeiten
  • Volle Flexibilität in Puncto Laufzeit und Umfang
  • Vorproduzierte Inhalte, Live Webinare und Livestreams für große Teilnehmerzahlen
  • Wiederverwertungsmöglichkeiten von produzierten Inhalten
  • Neue potentielle Absatzkanäle
  • Qualifizierte Kundenbedürfnisse ermitteln
  • Immense Zeit- und Kostenersparnis für alle Beteiligten

Digitale Events müssen, wie analoge übrigens auch, mit interessanten Themen gefüllt werden und über die passende Dramaturgie die Teilnehmer in ihren Bann ziehen. Eine gute Story, unterhaltende Elemente sowie ein ausgeklügeltes Teilnehmer-Management sind unerlässlich.


Interview zur Entstehung des Konzeptes und der Story behind:

KPI für virtuelle Events 

Auf jeden Fall sollten auch ein oder mehrere KPIs für virtuelle Events festlegen, an denen der Erfolg der Veranstaltung gemessen werden kann.

Welche das sind, ist abhängig von Branche, Zielgruppe, Art der Veranstaltung und dem Level der Akzeptanz digitaler Events.

Es gilt aber immer: Was möchte ich mit dem Events erreichen? Was ist mein Ziel? Aus diesem Ziel wird dann die messbare Kennziffer abgeleitet.

Mögliche KPIs sind zum Beispiel:

  • Teilnehmeranzahl / Verkaufte Tickets
  • Interaktionsrate der Teilnehmer
  • Verweildauer während des Events 
  • Klicks auf bereitgestellte Links
  • Downloads von breitgestellten Dokument
  • Leadgenerierung über Formulare / Anzahl Leads
  • Anzahl Terminanfragen
  • Verkaufte Produkte, Services oder Dienstleistungen
  • Reichweite, Sichtbarkeit, Reputation (Messung vor und nach Event)

Unsere Key Learnings der letzten Projekte

Kreativität schlägt Technik I Emotionen schlagen inhaltlichen Perfektionismus.

  • Wählen Sie das richtige Format. Meine Empfehlung Edutaintment statt Power Point Monologe.
  • Achten Sie auf die passende Dramaturgie des Events
  • Bieten Sie Abwechslung, inkl. unterhaltende Elemente
  • Geben Sie den Teilnehmern verschiedene Möglichkeiten zur Interaktion in Form von Echtzeitkommunikation, z. B. (Video-)Chat, Umfragen etc.
  • Bieten Sie begleitendes Material zur Veranstaltung an, z.B. Downloads
  • Verlängern Sie Ihr Event durch Abruf von Inhalten in einer - Mediathek.

Das Wichtigste aber: Erstellen Sie erst das KONZEPT und gehen dann an die technische Umsetzung.


Let's talk

Lassen Sie uns doch mal über Ihr nächstes digitale Event reden. Denn eins können wir versprechen:

Unser Team sorgt dafür, dass ...

  • aus Ideen ein rundes Konzept wird.
  • ein leidenschaftliches Mindset & Motivation im Team herrschen.
  • eine wirkungsvolle Ansprache der Teilnehmer erfolgt.
  • die Dramaturgie des Events jederzeit passt.
  • die Technik tut, was sie soll


Übrigens, das sind wir

Rolf Stecher


Mehr als 30 Jahre selbstständig im Bereich Shop-Design, Projektsteuerung und POS-Lösungen.  Er hat zahlreiche Veranstaltungen organisiert und diese zu nachhaltig wirkenden Erlebnissen gemacht. Individualität, Authentizität und Moderne mit Charme sind seine Lösungsansätze. Über 1000 erfolgreich realisierte Projekte sprechen für sich.

Christian Rahn


Über 25 Jahre Erfahrung als Marketing Direktor, Business Developer und Geschäftsführer im B2B und B2C im internationalen Umfeld. Heute unterstützt er andere Unternehmer, ihren Vertrieb und Marketing optimal auf die Herausforderungen der Digitalisierung einzustellen, ohne die nötige analoge Bodenhaftung zu verlieren.

Bringe deine Skills aufs nächste Level

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