Topp Tools für cleveres Selbstmanagement

Meine wichtigsten Tools für mehr Produktivität und Effizienz 

Immer wieder werde ich gefragt, welche Tools und Apps ich zur Organisation meiner Arbeit nutze. Die wichtigsten in Bezug auf effizientes und produktives Planen und Arbeiten stelle ich daher an dieser Stelle einfach mal vor.

Vorweg: Die folgende Liste ist natürlich völlig subjektiv und orientiert sich nur an meinen Bedürfnissen. Am Ende muss jeder selbst entscheiden, welche Programme ihm sein Leben erleichtern. Aber ich bin mir sicher, dass der ein oder andere gute Tipp dabei ist.

Insgesamt beschränke ich mich auf so wenig Tools wie nur eben möglich, denn meines Erachtens kann man sich auch in der Optimierung verlieren und letztlich spart man keine Zeit, sondern legt noch etwas drauf.

Natürlich werfe ich regelmäßig einen Blick auf neue Apps und teste diese gelegentlich. Falls ein neues Tool nennenswerten Mehrwert hat, scheue ich auch einen Wechsel nicht. Ich versuche aber treu zu bleiben, alleine schon um gewohnte Prozesse nicht unnötig zu ändern und um eine reibungslose Synchronisation zwischen allen meinen Geräte zu gewährleisten.

Damit wären wir auch beim mit Abstand wichtigsten Punkt: Tools müssen einen echten Nutzen also eine Erleichterung im Alltag bieten. Es geht schließlich um Produktivitätssteigerung und nicht darum eine stylische App zu haben.

Email Programm

Hier habe ich viel probiert, aber letztlich nutze ich das Standard-Email Programm. Es hat alle Funktionen (mehrere Accounts, intelligente Ordner, …), die ich benötige.

Ganz wichtig für meine tägliche Email-Bearbeitung: die DELETE-Taste. Alles was ich abgearbeitet habe und nicht archiviert werden muss, ich nicht mehr benötige oder für mich nicht relevant ist, wird konsequent gelöscht.

Kalender und Task Manager

Auf meinen mobilen Geräten arbeite ich mit CALENDARS 5. Dieser Kalender ist sehr einfach zu bedienen, hat ein schickes und übersichtliches Design und bietet eine kleine Aufgabenverwaltung an. Alle, die keine komplexen Projekte oder Aufgaben verwalten müssen, können damit sogar auf einen zusätzlichen Task Manager verzichten.

Calendars 5 synchronisiert sich exzellent mit meinem Desktop-Kalender und auch ein Google-Kalender läßt sich problemlos einbinden.

Als Task Manager habe ich mich für TODOIST entschieden. Überzeugt haben mich das simple, sehr übersichtliche Design und die vielfältigen Funktionen.

Aufgaben lassen sich schnell erfassen, verschiedenen Projekten und Unterprojekten zuweisen, an Teammitglieder delegieren, verschieben und so weiter. Todoist gibt es Desktop-Variante, als App für die mobilen Geräte und auch ein Webclient ist verfügbar.

Auch die Synchronisation mit Kalendern ist möglich und läuft sehr stabil und schnell.

Notieren und Scannen

Ich mache mir viele, sehr viele Notizen:  Infos aus dem Web, Bilder, Sprachmemos, handschriftlich oder getippt. Mein absoluter Favorit in dieser Kategorie ganz klar: EVERNOTE!

Ich nutze Evernotes Vielseitigkeit entsprechend meines Bedarfs voll aus. Das Gute an Evernote? Man kann es ganz individuell auf sich zuschneiden und gestalten: von der einfachen Notiz bis hin zur digitalen Ablage.

Für handschriftliche Notizen nutze ich PENULTIMATE (mit Evernote-Integration) und GOOD NOTES. Good Notes punktet vor allem mit der Geometriefunktion. Diese optimiert skizzierte Formen wie Rechtecke, Kreise oder Dreiecke. Das ist z.B. sehr nützlich für Flowcharts oder andere schematische Darstellungen.

Belege und Dokumente in Papierform digitalisiere ich mit SCANNER PRO. Egal ob ein Parkticket, ein Rechnungsbeleg für die Steuer oder eine Markenurkunde für die digitale Ablage. So geht es mit großen Schritten in Richtung: papierloses Büro.

Newsletter und Email Marketing (Autoresponder)

Die Automatisierung von Newslettern und Email Marketing bringt einen enormen Zeitvorteil und Produktivitätsschub.

Hier gibt es eine Menge Provider mit einer Michung aus kostenfreien/kostenpflichtigen Angebot (z.B. Mailchimps, cleverreach, etc.) und Premiumdiensten, die kein kostenfreies Basissegment haben (z.B. klick-tipp), dafür aber mit viel Umfang und zum Teil Datenschutz-Optionen dienen.

Entscheidend ist der Umfang sowie die Art und Weise, wie man sein Email Marketing und seine Newsletter-Kommunikation verwenden möchte. Ich habe hier mehrere Anbieter ausprobiert. Derzeit nutze ich MAILCHIMP. Habe auch schon mit KLICK-TIPP sehr gute Erfahrungen gemacht.

Blogs und News

Ich lese sehr oft auch andere Blogs und Informationen aus dem Marketing und der Kommunikationsbranche. Die Apps FEEDLY und CM NEWS fassen viele Informationen und Nachrichten nach meinen Vorgaben zusammen und bereiten diese optisch übersichtlich auf. So habe ich eine strukturierte Übersicht und kann bei Interesse die einzelnen Artikel aufrufen und im Detail lesen. Da spart jede Menge Zeit.

Und das war es im Wesentlichen auch schon zum Thema Tools, mit denen ich mich selbst organisiere. Vielleicht ist ja auch der ein oder andere Tipp dabei.

Sie haben Fragen, möchten weitere Anregungen und weitere Tools empfehlen? Lassen Sie es mich bitte wissen!

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