Menu

Meeting - Motivationsevent statt Zeitfresser

​„Lass uns erst mal darüber reden. Wir machen ein Meeting!“ 

Kennen Sie das auch aus Ihrer Unternehmenspraxis? Mögen Sie Meetings? Kaum jemand mag Meetings. Und doch sind sie ein wichtiger Bestandteil unserer beruflichen Kommunikation, um alle Teammitglieder auf den Stand der Dinge zu bringen, Projektfortschritte zu messen, und, und, und.

Leider haben viele Meetings eher eine frustrierende Wirkung, als das sie motivierend wirken. Sie gelten häufig mehr als Zeitfresser und nicht als die gewünschte Hilfestellung im Projekt oder der täglichen Arbeit. Das liegt nur selten an den Inhalten der Meetings, sondern viel mehr an der Art und Weise, wie sie durchgeführt werden.

Darum geht es in diesem Artikel:
  • Tipps, um Meetings effizient und nutzbringend zu gestalten
  • Download Whitepaper inklusive Checkliste "Effektive Meetings"
So werden Meetings wirklich effektiv und motivierend

Ich kenn die Anzahl der Meetings, an denen ich in den vergangenen 30 Jahren teilgenommen habe nicht. Es müssen tausende Arbeitstreffen gewesen sein. Die Zahl der Meetings, die richtig gut und effektiv waren, ist sicherlich deutlich geringer. Dabei ist es eigentlich nicht  so schwer, Meetings interessant und informierend zu gestalten.

Die Vorbereitung

1. Ein Meeting? Warum eigentlich?

Benennen Sie ein konkretes Ziel und bereiten Sie eine passende Agenda vor.

Bevor Sie ein Meeting ansetzen, hinterfragen Sie den Nutzen noch einmal. Ganz für sich selbst. Rechtfertigt das Thema den geplanten Aufwand? Beispiel: Sie planen ein Meeting von nur 1 Stunde mit 10 Teilnehmern. Das heißt: Mindestens 10 Arbeitsstunden werden aufgewendet.

Ein #Meeting ist dann effektiv, wenn die Teilnehmer mindestens einen Mehrwert haben und deren wertvolle Zeit nicht gefressen wird.  3+5+2 Tipps, um effektivere Meetings durchzuführen! #Mehrwert #Kommunikation #Mentor #Businessspeaker

Click to Tweet

Gibt es Alternativen zum Meeting vor Ort, wie zum Beispiel ein Online-Meeting? Oder andere Kommunikationsmöglichkeiten, zum Beispiel bei Updates zu einem Projekt. Tut es eine kleine Runde, ein Vier-Augen-Gespräch oder ein Telefonat?

2. Den Umfang und die Teilnehmer des Meetings festlegen.

Was muss zwingend im Meeting besprochen werden? Machen Sie nicht zu viele Themen auf. Beschränken Sie sich auf ein Kernthema.
Das gilt dann auch für die Teilnehmer. Laden Sie wirklich nur die absolut notwendigen Mitarbeiter ein. Was kann der Teilnehmer einbringen und welchen Benefiz wird er mitnehmen? Genau so wichtig ist es, zu klären, ohne wen das Meeting gar nicht stattfinden kann, weil es eine entscheidende Person ist. Zum Beispiel: Budgetverantwortlicher, Projektleiter und so weiter.

3. Die richtige Einladung senden.

Vermeiden Sie die „nicht schon wieder ein Meeting“-Reaktion bei den Eingeladenen, in dem Sie Thema und Ziel (Nutzen für die Teilnehmer) des Meetings klar formulieren. Wenn die Teilnehmer wissen, was „es ihnen bringen wird“, kommen sie schon motivierter zum Meeting.

Das Meeting

Zu Beginn des Meetings auf jeden Fall das Ziel und die Erwartung noch einmal nennen. Was soll am Ende des Meetings herauskommen?

1. Eine strukturierte Agenda erstellen.

Geben Sie alle wichtigen Tagesordnungspunkte, den Ablauf und den zeitlichen Rahmen vor. Beschränken Sie sich auf die Kernpunkte. Begrüßung, Pausen und Verabschiedung können Sie sich bei der Agenda getrost sparen. Das wird niemand vermissen.

2. Führen Sie durch das Meeting und bleiben Sie bei den Kernpunkten.

Achten Sie darauf, dass der Fahrplan eingehalten wird. Bitten Sie die Teilnehmer, sich auf das Wesentliche zu beschränken und nicht zu sehr abzuschweifen. Wenn doch, dann unterbinden Sie das höflich aber bestimmt mit dem Hinweis auf den Zeitrahmen. Lange Monologe haben in einem Arbeitsmeeting generell nichts verloren.

Manchmal ist das Thema sehr komplex und es ist nicht das vorrangige Ziel des Meetings, eine finale Lösung zu erarbeiten, sondern Lösungsansätze, Ideen und Impulse zu liefern. Die Fachabteilungen können diesen Input dann mitnehmen und im Tagesgeschäft oder auch in Workshops abarbeiten.

3. Der richtige Umgang mit ungeplanten Themen.

Häufig werden Meetings von Teilnehmern genutzt, um angrenzende oder völlig andere Probleme auf den Tisch zu bringen. Hier ist es meist sinnvoller, nicht groß darauf einzugehen und diese Dinge kurz im Protokoll zu sammeln für eine spätere Bearbeitung. Zurück zum Fahrplan.

Flexibel sollten sie in dieser Hinsicht nur dann sein, wenn diese Neuigkeiten oder Probleme absolut dringend sind und wichtige Entscheidungen getroffen werden müssen. Dann ist es eventuell ratsam die komplette Agenda zu ändern. Das dürften aber absolute Ausnahmen sein.

4. Den Zeitrahmen einhalten.

Achten Sie auf die Einhaltung des zeitlichen Rahmens. Versuchen Sie unbedingt eine Überziehung zu vermeiden. Entscheiden Sie, ob und welche Themen verschoben werden können. Auch diese Punkte gehören dann ins Protokoll. Überziehen Sie nur, wenn es absolut unausweichlich ist.

5. Das lesbare und nutzbare Protokoll.

Stichwort Protokoll. Denken Sie daran, dass ein Protokoll eines Arbeits- oder Projektmeetings kein Jahresbericht oder Rundschreiben ist. Dinge, wie „Herr A. begrüßte die Teilnehmer.“ oder „Frau B. sagte.“ braucht kein Mensch im Nachgang des Meetings.

Vielmehr ist es wichtig, dass die Teilnehmer anschliessend up-to-date in der Sachfrage sind und eine To-do-Liste haben, mit der sie arbeiten können.


Welcher Teilnehmer hat welche Aufgaben, bis zu welchem Zeitpunkt zu erledigen?

Ein konkretes Protokoll ist das wichtigste Dokument, das während des Meetings entsteht. Wichtiger als Notizen, die sich die einzelnen Teilnehmer machen. Der Grund ist einfach. Das Protokoll besitzt eine abgestimmte und vereinbarte Verbindlichkeit. #Meeting

Click to Tweet

Daher empfiehlt es sich, eine Vorlage zu verwenden, und zwar immer die selbe. Außerdem sollten Sie, als Leiter und Moderator des Meetings, nicht das Protokoll führen, sondern jemand anderes. Besprechen Sie mit dieser Person die Art und Weise des Protokolls am besten schon im Vorfeld des Meetings.

Ein wichtiger Teil des Protokolls ist ein konkreter Maßnahmenplan. Wer erledigt was und wie bis wann. Das Protokoll sollte zum Abschluss des Meetings also schon (fast) fertig sein.

Abschluss und Nachbereitung des Meetings

1. Das Schlusswort sollte die nächsten Schritte beinhalten.

Zum Schluss des Meetings sollten Sie die besprochenen Punkte kurz resümieren. Betonung liegt auf kurz. Aber wichtig ist, dass alle Teilnehmer dasselbe Ergebnis mitnehmen und allen klar ist, was die nächsten Schritte sind. Daher ist auch die To-do-Liste Teil des Protokolls.

Optional kann man sich schon auf den nächsten Termin einigen.

2. Nur ein zeitnahes Protokoll ist sinnvoll.

Das Protokoll sollte unmittelbar, also am gleichen oder spätestens am Folgetag, an die Teilnehmer gesendet werden. Der Empfängerkreis sollte um alle Personen erweitert werden, die zwar nicht beim Meeting waren, aber für die die Informationen hilfreich oder notwendig sind.

Fazit und Bonus-Tipp

Eine angenehme Atmosphäre tut gut.

Manche Meetings sind einfach nur langweilig, ermüdend oder gar grausam. Das verhindert man durch die Beachtung der oben genannten Punkte.

Aber auch eine gute Atmosphäre hilft enorm. Sorgen Sie dafür, dass sich die Teilnehmer wohlfühlen. Kekse und Kaffee sind toll, aber nicht unbedingt notwendig. Wasser hingegen sollte da sein.

Viel wichtiger ist ein heller, gut gelüfteter Raum, um Ermüdungserscheinungen zu verhindern.

Download Whitepaper und Checkliste

Sie erhalten unregelmäßig eine E-Mail mit aktuellen Neuigkeiten aus dem 4.0 Vertriebsmarketing, wertvollen Tool-Empfehlungen sowie Tipps & Tricks für Ihre Umsetzungskompetenz. Keine Kosten, kein Risiko, kein Spam! Dieses Formular speichert Ihren Namen, Ihre Email Adresse sowie den Inhalt, damit wir auf die Nachricht reagieren können. Mit dem Absenden der Anfrage erklären Sie sich mit der notwendigen Verarbeitung einverstanden. Datenschutz: Ihre Daten sind sicher und werden nicht weitergegeben. Abmeldung jederzeit problemlos möglich. Es gilt die Datenschutzerklärung.

Zu guter Letzt mein persönlicher Tipp: Holen Sie von 2 bis 3 Teilnehmern ein Feedback zum Meeting ein. Hier geht es nicht um die Inhalte, sondern um die organisatorischen Aspekte. Das hilft Ihnen, zukünftige Meetings weiter zu optimieren und stetig die Performance zu verbessern.

Übrigens, haben Sie schon mal ein Meeting im Stehen probiert? Ich schon. War schon deutlich anders als "normale" Meetingformate. Wenn Sie Fragen dazu haben, was das besondere war, schreiben Sie mir einfach kurz.

© 2019 Christian Rahn I cmo2go.de

Noch Fragen?

Senden Sie mir einfach eine Nachricht und stellen sie mir: chris.rahn@cmo2go.de

Als 4.0 Umsetzungsexperte und Business Mentor unterstützt Christian Rahn Sie als Unternehmer, Selbstständiger oder Führungskraft dabei, Ihr Vertriebsmarketing zu optimieren. Das bringt mehr Umsatz, weniger Kosten, mehr Gewinn. #Umsetzunsgexperte #Mentor

Click to Tweet